Vamos ser sinceros, por mais ou menos experiência que se tenha em organizar eventos, é sempre um desafio garantir, até ao último minuto, que corre tudo bem.
Comecei, em 2011, a dar os primeiros passos na gestão de eventos: open days, workshops, conferências, webinars, etc., em Portugal e a nível Internacional. Cada tipo de evento tem as suas características, mas o objetivo é sempre o mesmo, garantir o sucesso da empresa, seja como organizadora ou como participante.
Para ser bem-sucedido, só há um caminho: planear atempadamente e antever possíveis riscos. Partilho, de forma resumida, a minha metodologia de planeamento de eventos corporativos (como expositores).
Passo 1. Caracterização do Evento
Comecem por caracterizar o evento: local, data, número de visitantes, perfil do público-alvo e setor de atuação.
Passo 2. Definir objetivos e orçamento
Quais são os objetivos da participação? É importante definir metas concretas. Exemplo: em vez de angariar leads, sugiro antes: angariar 50 leads no setor da saúde, com perfil C-Level.
Passo 3. Criar um calendário com todas as atividades
Agora que já temos os detalhes do evento e os objetivos traçados é hora de mapear todas ações que temos de realizar até ao fim do evento. Exemplo: contactar todos os tipos de fornecedores; garantir a execução da montagem e desmontagem do evento.
Nota: Se possível, optem por escolher fornecedores com provas dadas e encomendem o material de marketing com antecedência. Caso contrário correm o risco de algum receber algum artigo com defeito e ficar sem tempo para refazer.
Passo 4. Criar um plano de marketing para o Evento
Devemos ter em consideração uma estratégia de marketing que tenha em conta o pré, durante e após o evento, de forma a atrair o nosso público-alvo. Este plano deve estar alinhado com os objetivos da nossa participação.
Nota: Pode fazer sentido criar alguma dinâmica para chamar as pessoas ao vosso stand. Exemplo: passatempo, animação, oferecer brindes atrativos, entre outros.
Passo 5. Organizar a equipa de trabalho
É importante reunir, previamente, com todos os membros da equipa e assegurar que todos sabem quais são as suas tarefas / responsabilidades. Deve ainda haver tempo para esclarecer questões.
Passo 6. Avaliação do evento
O evento acabou, mas o trabalho continua. Costumo agendar uma reunião pós-evento com a equipa para recolher feedback, identificar o que correu bem e pontos de melhoria, para aprimorarmos este processo.
Conclusão:
Para mim, os eventos são uma das tarefas de marketing mais desafiadoras. Obviamente a experiência ajuda a minimizar os riscos, mas, por si só, não é suficiente. Temos de ser rigorosos no planeamento e monitorizar, diariamente, todas as atividades. Partilho uma última dica: comuniquem de forma clara, assertiva e regular com todos os intervenientes: fornecedores, equipa, responsáveis pelo evento. Podem gerar-se mal entendidos devido à falta de comunicação.
Partilhem nos comentários as vossas dicas sobre como simplificar a organização de eventos.
